INLOG4QMS – Modul Docalis

INLOG4QMS – Modul Docalis

Dokumentenmanagement, Querverweise, Verfolgung der Dokumentenerstellung, Dashboards

Docalis ist das INLOG4QMS-Modul zur Zentralisierung Ihres Dokumentensystems und des Lebenszyklus Ihrer Dokumente. Legen Sie die Dokumentenarchitektur fest, ordnen, identifizieren und organisieren Sie Ihre Dokumente. Eine Verwaltung der Aufzeichnungen ist verfügbar.

Aktualisieren und verfolgen Sie die Versionsgeschichte, kontrollieren Sie die Lesbarkeit von Dokumenten und bieten Sie Ihren Mitarbeitern ein reaktionsschnelles und leistungsstarkes Tool zur Dokumentensuche.

Die Hauptfunktionen

• Kommunikation

Beherrschen Sie die Kommunikation mithilfe von Nachrichten und internen und externen Warnmeldungen.

• Die verschiedenen Arten von Dokumenten

Um diese Kontrolle der Dokumentenflüsse, die Nachvollziehbarkeit der Lebenszyklen der Dokumente, ihre Zugänglichkeit und ihre Verbreitung gemäß den geltenden Qualitätsregeln zu gewährleisten, stützt sich das Modul Docalis auf die folgenden technischen Grundsätze:

  • Die Dokumente basieren immer auf vordefinierten, anpassbaren Vorlagen für jeden Dokumententyp. Diese Vorlagen enthalten Informationen über den Lebenszyklus des Dokuments, wie z. B. die Versionsnummer, die an der Erstellung beteiligten Personen, seine Verknüpfungen mit Ordnern, Prozessen usw., die automatisch aktualisiert werden und im Hauptteil des Dokuments erscheinen.
  • Diese Dokumente (ebenso wie die Vorlagen) werden mithilfe eines von Docalis unterstützten Dokumenteneditors (Software) erstellt, der die Aktualisierung der variablen Felder des Dokuments gewährleistet.

• Externe Dokumente

Zusätzlich zu diesen sogenannten „Vorlagendokumenten” kann Docalis jedes andere Dokument, unabhängig von seinem Typ, einbinden. Diese als „geliefert” bezeichneten – , weil unabhängig von Docalis erstellten – Dokumente werden genauso behandelt wie die Dokumente auf Vorlage.

• Verwaltung von Aufzeichnungen

Die Online-Bibliothek von Docalis ermöglicht es, Aufzeichnungen (z.B. Besprechungsprotokolle, Informationsnotizen etc.) zu hinterlegen und die Verteilung an die entsprechenden Personen zu verwalten.

• Zuordnung der Dokumente

Sie können Ihre Dokumente mit einem Produkt, einem Lieferanten, einer Position usw. verknüpfen. Diese Dokumente sind dann direkt von diesen Elementen aus abrufbar.